Assistant·e de Direction - Direction de l'Urbanisme - Commune de Colmar H/F - 68

Assistant.e de direction - Direction de l'Urbanisme

En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous serez le bras droit de la directrice de l'Urbanisme et un support essentiel pour l'ensemble des équipes. Votre rôle consistera à optimiser l'organisation et la communication au sein de la direction.
Vos missions incluront notamment :
* Assurer un soutien permanent à la directrice sur les aspects organisationnels, de gestion, et de communication.
* Gérer le secrétariat de la direction en organisant l'agenda, en traitant les courriers, les notes, et en classant et suivant les dossiers.
* Jouer un rôle d'interface pour l'information et l'accueil des partenaires et des usagers.
* Apporter un appui administratif aux agents du service études d'urbanisme et ponctuellement au service d'application du droit des sols (ADS).

Missions principales :
En tant qu'Assistant(e) de Direction, vous aurez un rôle central de soutien et de coordination. Vos responsabilités incluront :
* Secrétariat et bureautique :
* Rédiger et mettre en forme divers courriers, notes, et documents.
* Organiser le classement et l'archivage des dossiers.
* Rédiger les comptes rendus des réunions de direction.

* Suivi des activités et des projets :
* Intégrer les priorités de la direction et de ses services dans la gestion quotidienne de votre travail.
* Renseigner et maintenir à jour les tableaux de suivi des activités.

* Accueil et communication :
* Gérer l'accueil téléphonique et physique de la direction.
* Renseigner, filtrer, et orienter les interlocuteurs vers la bonne personne.

* Organisation :
* Planifier et organiser les réunions pour la direction et ses services.
* Rédiger les ordres du jour et veiller à la bonne transmission des documents.

* Gestion budgétaire et comptable :
* Assurer le suivi des crédits, réaliser les engagements, et préparer le budget prévisionnel.
* Préparer les mandatements et les titres de recette.
* Contrôler, saisir les factures, et vérifier la validité des pièces justificatives.

Missions transverses :
* Soutien administratif et juridique :
* Participer à l'élaboration des cahiers des charges et des pièces de marchés publics.
* Analyser les propositions techniques et financières des fournisseurs.