Assistant - Sis du Haut-Rhin H/F - Services départementaux d'incendie et de secours

Rattaché(e) au service gestion et mise en oeuvre du groupement prévention des risques incendie, vous interviendrez en soutien à l'équipe administrative et aux sapeurs-pompiers préventionnistes en réalisant les tâches relatives au traitement des études et à l'organisation des visites concernant notamment les établissements recevant du public.

Activités principales :
- Assurer l'accueil téléphonique ;
- Participer au traitement des dossiers papiers et dématérialisés relatifs aux études d'autorisation d'urbanisme (enregistrement du courrier, relecture, mise en forme et mise à la signature des rapports du groupement, mise à jour du logiciel métier, archivage) ;
- Participer au traitement et à l'organisation des visites des commissions de sécurité relatives aux ERP/IGH (élaboration du planning des visites, relecture, mise en forme et mise à la signature des procès-verbaux, mise à jour du logiciel métier, archivage) ;
- Participer à l'organisation des réunions de la sous-commission ERP/IGH ;
- Participer aux travaux d'archivage du groupement (restructuration des archives papier, mise à jour de la base de données sur le logiciel métier, gestion quotidienne des archives vivantes) ;
- Participer au projet de dématérialisation des autorisations d'urbanisme ;
- Assurer les autres tâches du secrétariat : traitement des demandes par mails, rédaction de courriers, suivi du planning du service (Outlook) ;
- Participer aux réunions de service.

- Expérience en secrétariat souhaitée ;
- Avoir une bonne maîtrise des outils informatiques, notamment Word, Excel, Outlook et les différents outils informatiques nécessaires à l'activité (travail quotidien sur un logiciel métier) ;
- Avoir un très bon niveau d'orthographe et de grammaire ;
- Avoir un sens de la rigueur développé ;
- Faire preuve de discrétion professionnelle ;
- Etre à l'aise au téléphone ;
- Travail en équipe, aisance relationnelle.