Les missions du poste
Notre client, acteur reconnu dans son secteur d'activité, recherche un Assistant de Direction H/F, rattaché au Comité Exécutif, dans le cadre d'un CDI.Vous occupez un rôle central de support administratif et organisationnel auprès des membres du Comité Exécutif. Véritable interface, vous contribuez au bon fonctionnement de la gouvernance de l'entreprise en facilitant la gestion du quotidien, la coordination des échanges et l'organisation des temps forts internes. Vos missions comprennent notamment la gestion des agendas complexes des membres du COMEX, avec une anticipation constante des priorités, la planification des rendezvous stratégiques et le maintien de plannings cohérents. Vous assurez également l'organisation des réunions internes et externes, depuis la réservation des salles et la mise en place des visioconférences jusqu'à la gestion de la logistique et la préparation des supports nécessaires. Vous prenez en charge l'organisation des déplacements professionnels, incluant les réservations de transports et d'hébergements, l'optimisation des trajets ainsi que le suivi et la gestion des notes de frais. Vous assurez la préparation, la diffusion et le suivi des documents administratifs et confidentiels, tels que les présentations, dossiers de réunion, circuits de validation et signatures. Vous jouez un rôle d'interface clé entre les interlocuteurs internes et externes, en coordonnant les échanges, en filtrant les sollicitations et en garantissant une communication fluide et professionnelle.
Vous apportez par ailleurs un support administratif général, incluant la gestion des courriers, la mise en forme de présentations, le classement et l'archivage des documents. Vous participez activement à l'organisation d'événements internes (réunions COMEX élargies, séminaires, temps institutionnels), en coordonnant la logistique, les réservations, les prestataires et en veillant au bon déroulement le jour J.
Le profil recherché
Notre client, acteur reconnu dans son secteur d'activité, recherche un Assistant de Direction H/F, rattaché au Comité Exécutif, dans le cadre d'un CDI.Vous occupez un rôle central de support administratif et organisationnel auprès des membres du Comité Exécutif. Véritable interface, vous contribuez au bon fonctionnement de la gouvernance de l'entreprise en facilitant la gestion du quotidien, la coordination des échanges et l'organisation des temps forts internes. Vos missions comprennent notamment la gestion des agendas complexes des membres du COMEX, avec une anticipation constante des priorités, la planification des rendezvous stratégiques et le maintien de plannings cohérents. Vous assurez également l'organisation des réunions internes et externes, depuis la réservation des salles et la mise en place des visioconférences jusqu'à la gestion de la logistique et la préparation des supports nécessaires. Vous prenez en charge l'organisation des déplacements professionnels, incluant les réservations de transports et d'hébergements, l'optimisation des trajets ainsi que le suivi et la gestion des notes de frais. Vous assurez la préparation, la diffusion et le suivi des documents administratifs et confidentiels, tels que les présentations, dossiers de réunion, circuits de validation et signatures. Vous jouez un rôle d'interface clé entre les interlocuteurs internes et externes, en coordonnant les échanges, en filtrant les sollicitations et en garantissant une communication fluide et professionnelle.
Vous apportez par ailleurs un support administratif général, incluant la gestion des courriers, la mise en forme de présentations, le classement et l'archivage des documents. Vous participez activement à l'organisation d'événements internes (réunions COMEX élargies, séminaires, temps institutionnels), en coordonnant la logistique, les réservations, les prestataires et en veillant au bon déroulement le jour J.
Compétences requises
- Outlook
- Gestion de l'emploi du temps
- Anglais
- Traitement du courrier